La collecte de données : le levier pour réussir son reporting CSRD

Comment collecter, structurer et partager des données exploitables ? Qui impliquer dans ce processus ? C’est une question qui préoccupe tous les dirigeants et entrepreneurs. Un enjeu à la fois humain, technique et stratégique qui impacte directement la croissance de l’entreprise. 

Depuis son entrée en vigueur en 2023, la politique CSRD impose aux entreprises de produire un rapport clair sur l’impact de leur activité sur l’environnement et la société. La collecte et la visualisation des données en sont des piliers centraux. 

Voici donc tout ce que vous devez savoir pour collecter efficacement vos données et construire un rapport conforme et pertinent. 

La collecte de données, au cœur de la construction du rapport CSRD

Petit rappel sur le rapport CSRD

La directive CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), introduite par l’Union européenne, vise à renforcer la transparence des entreprises en matière de durabilité. Elle les invite à divulguer des informations détaillées sur leurs impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG). 

La collecte de données est une dimension fondamentale de cette politique. Pour se conformer aux exigences de la CSRD, les entreprises doivent non seulement suivre et mesurer avec précision leurs performances ESG, mais aussi s’assurer que ces données sont fiables et cohérentes.

Une collecte de données efficace permet d’identifier les écarts à combler, d’optimiser les processus et de démontrer un engagement tangible en faveur du développement durable. Un excellent point de départ pour repenser son activité et s’inscrire dans une dynamique plus durable. 

Quelles données collecter pour construire son rapport CSRD ?

Les données collectées doivent couvrir les trois dimensions ESG (Environnement, Social, Gouvernance) pour offrir  une vision complète des performances de l'entreprise. Voici les quelques données indispensables à votre rapport 

1 - Données environnementales :

• Émissions de gaz à effet de serre (scope 1, 2 et, si possible, scope 3).
• Consommation d'énergie (renouvelable et non renouvelable).
• Gestion des déchets et utilisation des ressources (eau, matériaux recyclés).
• Impacts sur la biodiversité et initiatives de réduction de l'empreinte écologique.

2 - Données sociales :

• Conditions de travail (sécurité, bien-être des employés).
• Diversité et inclusion (parité hommes-femmes, diversité ethnique).
• Formation et développement des compétences.
• Engagement communautaire (implication dans des projets locaux, philanthropie).

3 - Données de gouvernance :

• Pratiques de transparence et d'éthique (politiques anticorruption, protection des données).
• Composition du conseil d'administration (diversité, indépendance des membres).
• Politiques de rémunération et lien avec les performances ESG.
• Gestion des risques liés aux questions de durabilité.

En collectant ces données, vous offrez une belle visibilité sur l’ensemble de vos initiatives ESG et  identifiez des indicateurs de performance clés (KPI) pour chaque domaine.

Quand collecter les données ? 

La collecte de données pour le rapport CSRD doit idéalement suivre un calendrier annuel, pour recueillir des informations de manière continue.

Un rythme trimestriel ou semestriel pour les données environnementales et sociales est souvent recommandé : cela aide à suivre les progrès de façon régulière et à éviter une surcharge de travail en fin de période. 

N’hésitez pas à fixer des points de collecte à intervalles réguliers pour vous assurer que les données sont complètes et exactes tout au long de l’année.

Qui collecte les données ? 

Concrètement, qui a la charge de collecter les données ? Cela dépend de la taille de votre entreprise et des ressources à allouer. La plupart des structures ne disposent pas des moyens nécessaires pour rémunérer un consultant spécialisé. Vous pouvez donc mobiliser différents départements pour cette tâche : 

• Le département RSE pour coordonner la collecte de données environnementales, sociales et de gouvernance et assurer la conformité avec les exigences de la CSRD.
• Le département financier joue un rôle clé dans la collecte de données financières liées aux risques et aux impacts ESG.
• Les départements opérationnels, comme les ressources humaines, les achats ou la production, participent à la collecte de données spécifiques à leurs domaines (conditions de travail, émissions, consommation d’énergie…).
• Les responsables IT sont impliqués dans la mise en place des systèmes informatiques pour le suivi et la consolidation des données. Ils sont garants de leur précision et de leur traçabilité. 

Quelle que soit votre stratégie, il est indispensable d’onboarder toutes les parties prenantes dès les premières étapes de la construction de votre rapport. Plus vous internalisez cette démarche, moins vous vous exposez à des risques de dépendances d’un prestataire ou d’un outil. 

Les bonnes pratiques pour collecter des données fiables et exploitables 

Former les équipes et définir des échéances claires 

Il est important de dédier des ressources et du temps à la formation des collaborateurs sur l’importance des données ESG. Si votre entreprise dispose déjà d’une forte culture RSE et propose régulièrement des ateliers de sensibilisation, vous gagnerez du temps !

Tous les départements doivent être impliqués pour assurer une collecte de données complète. RSE, finance, RH et opérations. 

Quel processus pour collecter les données ?

Le point de départ d’un bon processus de collectes de données : la définition claire des rôles de chacun.

• Le contributeur va chercher la donnée, la consolide et la fait remonter. Il comprend parfaitement ce qui est attendu de l’entreprise en termes de typologie de données. Il filtre les informations en toute autonomie pour ne communiquer que les éléments pertinents. Son retour d’expérience est indispensable pour optimiser en continu le processus.
• Le vérificateur (ou responsable des données) valide en continu les données consolidées sur le terrain par le contributeur.
• Les administrateurs CSRD pilotent la démarche au global. Ils ont également un œil sur chaque élément remonté du terrain par le contributeur.

L’idéal est de documenter en continu ce qui a été fait pour automatiser un maximum d’étapes, telles que les règles de calcul ou encore les fonctionnalités d’import. Cela permet d’éviter les erreurs de saisie et de gagner un temps précieux.  

Anticiper ses besoins pour collecter les bonnes données au bon moment

Le conseil d’Orki : réaliser un premier rapport à blanc sur le travail de collecte et de double matérialité pour comprendre et évaluer la charge de travail induite au moment de l’exercice. 

Cette initiative permet à Orki d’accompagner ses clients en 2 temps : 

1. Un temps de test et d’itération pour identifier les axes d’amélioration et d’automatisation.
2. Un temps d’optimisation pour automatiser au maximum la collecte et minimiser la charge de travail.

Pensez à investir dans les bons outils et à mettre en place une gouvernance claire dès le début.

La construction de votre rapport CSRD est un travail minutieux qui s’étend sur plusieurs mois : comptez 2 à 6 mois pour la seule phase de préparation et au moins 3 mois pour la collecte de données. 

Collecte de données : quels enjeux ? 

La collecte de données est indispensable pour toutes les entreprises. Elle jalonne le processus de construction de votre rapport CSRD. Concrètement, voici les enjeux auxquels vous vous exposez : 

• Le volume de données : à l’issue de l’analyse d’écarts, vous devez jongler avec des centaines de données sur lesquelles vous devez reporter.
• La gestion des interlocuteurs : la collecte de données implique la contribution de différentes sources et parties prenantes. Si votre entreprise possède différents sites ou filiales, cela ajoute un niveau de complexité.
• Le pilotage des flux de données nécessite des processus clairs et formalisés, communiqués à l’ensemble des interlocuteurs. 

Il devient rapidement difficile de gérer et suivre efficacement vos données sur une base annuelle si vous optez pour un processus manuel via Excel. Lorsque vous implémentez votre stratégie de collecte de données, pensez donc à prendre en compte les différents enjeux : humains, technologiques, processus et structure. 

Vous souhaitez être accompagné pour commencer votre collecte de données ? N’hésitez pas à faire appel à des experts pour structurer vos processus et vos ressources internes. Contactez gratuitement Orki pour en savoir plus sur notre méthode d’accompagnement.